Validar una factura electrónica es un paso indispensable para su eficacia, esta factura tiene la misma validez legal y de efectos tributarios que la que se expide en papel.
La factura es el soporte de la transacción de bienes y servicios entre vendedor y comprador, por eso,quienes participen en este proceso tiene la obligación de validar que este soporte es verídico y conforme a lo que establece la ley.
Como adquirente tenga en cuenta para validar su factura.
Quienes facturen electrónicamente deberán entregar a la Dian el ejemplar de cada una de las facturas electrónicas y de las notas débito o crédito que tengan relación con la facturación, en formato electrónico de generación XML, máximo dentro las 48 horas siguientes a su generación, entendiese por generación en el momento de la firma digital.
Es deber del adquirente recibirla y aceptarla o rechazar la factura de acuerdo con la situación y adicionalmente conservarla para su posterior exhibición.
¿Cómo funciona la facturación electrónica con FPI ?
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Para ello necesita diligenciar:
- Número de factura
- Nit del facturador electrónico
- Número de identificación del adquirente.
La DIAN dará a conocer el recibo exitoso del ejemplar de las facturas electrónicas, mediante un mensaje automático trasmitido desde el Servicio Informático de Factura Electrónica.
En caso de no poder acceder al contenido de la factura electrónica, la DIAN enviará un mensaje indicándole que no ha sido posible acceder al contenido de la factura, para lo cual el obligado deberá proceder a reenviarla dentro de las 48 horas siguientes a la recepción de la comunicación enviada por la DIAN.
Es obligación del emisor validar la factura electrónica , pero también es responsabilidad del receptor comprobar que la validación se ha llevado a cabo correctamente.Validar la factura electrónica es una obligación asignada por el SAT (Servicio de administración tributaría) así como conservarla ya sea en archivo PDF o XML.
Si después de las 48 horas no aparece la factura en el sitio, La Dian tiene una página para realizar la queja correspondiente.
https://www.dian.gov.co/atencionciudadano/contactenos/Paginas/PqrsDenuncias.aspx
¿Es cierto que es obligación conservar la factura en PDF o XML? es decir, si no guardo el XML sino el PDF, es correcto?
El emisor debe conservar los documentos en formato XML, no PDF, ya que es el único documento, con el cual pueden realizar las deducciones o acreditaciones correspondientes, la representación impresa, únicamente presume la existencia de dicho comprobante fiscal.
Almacenamiento de CFDI – Regla 1.2.7.1.1
Según la Resolución Miscelánea Fiscal para 2013, publicada en el Diario Oficial de la Federación, en su regla 1.2.7.1.1 señala que los CFDI deberán ser conservados en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología en su formato electrónico XML.
Artículo 30 (CFF).- Las personas obligadas a llevar contabilidad deberán conservarla en el lugar a que se refiere la fracción III del artículo 28 de este Código a disposición de las autoridades fiscales.
