Términos y Condiciones de Uso
VIGENCIA: enero 18 de 2021
Es requisito indispensable para la utilización de nuestros servicios que lea cuidadosamente los Términos y condiciones de uso que se presentan en este documento. Los cuales, regulan un acuerdo entre usted a quien en adelante se denominará “el usuario” y Globaltek Development S.A., titular de la solución, en adelante, GTD y constituyen las pautas a seguir para el acceso y la utilización del software de facturación electrónica como servicio, propiedad de GTD, denominado “Free Paper Invoice” (FPI), en adelante, Solución FPI. Por lo cual, es indispensable que realice la lectura detallada de todo su contenido y si no está de acuerdo con el mismo, lo manifieste de manera expresa.
1. Modificaciones a los Términos y Condiciones de Uso
La Solución FPI, al ser un compendio de servicios virtuales, imágenes e información a disposición de los usuarios; estará sujeta a modificaciones constantes y actualizaciones. Las cuales, se realizarán por parte de GTD sin previo aviso. Así mismo, los Términos y condiciones de uso, como cualquier otra información o funcionalidad inherentes a la solución estarán sujetos a modificaciones y mejoras que garanticen la optimización en la utilización del servicio.
Los Términos y condiciones de uso que rigen están publicados y marcados como última versión en la página web https://fpicolombia.co. GTD se compromete a notificar mediante correo electrónico siempre que sean actualizados, sin embargo, el usuario debe procurar realizar la revisión periódica de estos, para estar al tanto de modificaciones y actualizaciones. El desconocimiento de los Términos y Condiciones de Uso por parte del usuario no implicará la no aplicación de las disposiciones y cláusulas que aquí se establezcan.
2. Derechos de Autor
Todos los contenidos, marcas, logos, dibujos, documentación, servicios, programas informáticos o cualquier otro elemento que se ponen a disposición del usuario en la Solución FPI son propiedad exclusiva de GTD o titulares legítimos y se encuentran protegidos por la legislación vigente de Derechos de Autor. Estos contenidos no podrán ser objeto de copia, recopilación, explotación, carga, reproducción, distribución, cesión o trasformación por parte de un tercero no autorizado expresamente por GTD.
El acceso al sitio no otorga a los usuarios derechos de propiedad intelectual sobre cualquier característica o funcionalidad concerniente a los servicios y contenidos de la Solución FPI. El incumplimiento de las cláusulas enunciadas en este apartado podrá significar una violación a las leyes colombianas y acarrear las consecuencias y sanciones que las mismas impongan. En caso de incumplimiento de las condiciones aquí expresadas por parte del usuario, será causal de finalización unilateral de la licencia otorgada para el uso de la Solución FPI.
3. Uso ilegal o prohibido
El usuario garantiza que no utilizará la Solución FPI de GTD para ningún propósito ilegal o prohibido por estos términos, condiciones, avisos o la legislación colombiana. Así mismo, deberá dar un uso responsable y cuidadoso a la Solución FPI y sus servicios, de tal manera que no genere daños que puedan deshabilitar, sobrecargar, deteriorar o interferir con el uso y disfrute por parte de terceros de la Solución FPI. El uso de herramientas de automatización de procesos para cargas masivas, pruebas de vulnerabilidad, entre otros, sin previa autorización del equipo técnico de GTD está prohibido.
4. Obligaciones del Usuario
El usuario se compromete a respetar en todo momento los Términos y Condiciones de Uso establecidos en el presente documento de uso de la Solución FPI. De forma expresa el usuario acepta que utilizará la Solución FPI de forma diligente y asumiendo cualquier responsabilidad que pudiera derivarse del incumplimiento de las normas.
Por otro lado, el usuario no podrá utilizar la Solución FPI para transmitir, almacenar, divulgar promover o distribuir datos o contenidos que sean portadores de virus o cualquier otro código informático, archivos o programas diseñados para interrumpir, destruir o perjudicar el funcionamiento de cualquier programa o equipo informático o de telecomunicaciones. El usuario acepta y es responsable de preservar la confidencialidad de la contraseña,
entendiendo que es de uso personal e intransferible. En caso de pérdida o hurto, GTD no asume ninguna responsabilidad por las transacciones o movimientos efectuados en la Solución FPI. Se recomienda al usuario utilizar los mecanismos seguros para cambio de contraseña disponibles en la solución.
GTD es responsable del funcionamiento y disponibilidad de la Solución FPI, para ello trabajará sobre interrupciones, fallas, errores o violaciones de seguridad que se puedanpresentar. Sin embargo, el usuario se compromete a hacer uso adecuado de la Solución FPI y no utilizar software especializado o herramientas maliciosas para intentar acceder a contenidos e información no autorizada o afectar el funcionamiento de esta. El usuario se hace responsable de ejecutar con periodicidad una verificación del equipo de cómputo en el cual accede a la Solución FPI.
5. Condiciones de uso
El usuario deberá informar a GTD de posibles picos, relativos al uso de recursos derivados de su actividad empresarial. Dicha notificación deberá comunicarse a través de los medios oficiales de Solución FPI. con un tiempo no máximo a 15 días Todos los incidentes deben ser reportados por escrito mediante el chat o por correo oficial de GTD, si no se reportan de esta manera, no serán tratados de acuerdo con el ANS, debido a la no evidencia de los casos.
El usuario debe ajustarse a la agenda, disponibilidad y lugar donde GTD programa las capacitaciones para el uso de la Solución FPI en el proceso de habilitación y solicitud de autorización de facturación electrónica ante la DIAN.
La capacitación de inducción se dará virtualmente por una sola vez en un espacio de dos horas máximo, como inicio de las actividades a realizar en Solución FPI, si se requiere otra capacitación será cobrada por parte de GTD.
GTD en la Solución FPI no tiene la obligación de modificar ninguna información trasmitida por sus usuarios en la generación de documentos electrónicos. GTD, no está obligado al reenvío de documentación, ya que la Solución FPI, tiene la funcionalidad en el sistema para que el respectivo usuario – facturador lo realice. GTD, no asume los tiempos de terceros en la ejecución de sus actividades en las que haya lugar la intervención de entidades estatales (DIAN) entre otras. GTD suspenderá el servicio de la Solución FPI, cuando el Usuario se encuentre en mora por más de 30 días con alguna de las facturas enviadas. GTD no es responsable de verificar que los adquirientes a ser notificados reciben los documentos electrónicos, el usuario es el único responsable de registrar las direcciones de correo electrónico correcto y verificado, de manera operativa deberá asegurarse que los adquirientes recibieron y respondieron Aceptado o Rechazado cada documento electrónico. La Solución FPI cuenta con una opción para reenviar documentos electrónicos, la cual debe usarse siempre que un usuario, luego de verificar operativamente, encuentre que algún adquiriente no recibió la notificación.
6. Acceso a la Solución FPI y requerimientos de la
misma.
Para ingresar a la Solución FPI el usuario deberá disponer como mínimo de un equipo de escritorio o portátil, software compatible, navegador actualizado y buena conexión a internet (velocidad mínima de 10MB). No obstante, el usuario acepta que el desempeño de los servicios disponibles en la Solución FPI pueden verse afectados por las condiciones y características de dichos factores. Para garantizar la autenticidad de las facturas electrónicas se requiere de firma electrónica, esto implica disponer de un Certificado Digital. La Solución FPI permite usar un Certificado propio o en su defecto aquel que el obligado a facturar posea.
7. Funcionalidades de la Solución FPI disponibles para
el usuario
Las funcionalidades que se habilitan al usuario autorizado en la Solución FPI y que se regulan en estos Términos y Condiciones de Uso incluyen: registrar y almacenar en nombre del usuario datos e información de sus clientes, productos, servicios, proveedores, contactos y empleados. Generar documentos electrónicos tales como facturas electrónicas y notas, enviar los documentos en formato de generación (XML) a la DIAN y a los adquirientes; a estos últimos se les enviará también representación gráfica; adicionalmente notificar por correo electrónico al facturador electrónico y al adquiriente sobre el envío y aceptación o rechazo del documento; como complemento a las funciones aquí descritas se incluyen las contenidas en el Manual de Usuario FPI que acompaña y se publica en la Solución FPI.
El usuario acepta que, los servicios básicos de la plataforma no incluyen el almacenamiento de archivos diferentes al documento electrónico de generación (XML), igualmente el usuario no podrá subir, cargar o adjuntar archivos, ni hacer conexión desde la Solución FPI con alguna aplicación de software sin los conectores apropiados. La recepción de facturas electrónicas estará a cargo del usuario. GTD y el usuario podrán hacer acuerdos particulares
y adicionales para incluir funcionalidades no disponibles en el servicio estándar.
8. Navegación, acceso, seguridad y responsabilidad
por daños y perjuicios
El acceso y navegación en la Solución FPI supone conocer los Términos y Condiciones de Uso contenidas en el mismo. GTD, como prestador del servicio, realiza los máximos esfuerzos para que el acceso y navegación en la Solución FPI se desarrollen en las mejores condiciones, evitando perjuicios de cualquier tipo que pudieran ocasionarse durante los mismos. GTD no garantiza que el acceso a la Solución FPI sea ininterrumpido o que esté libre de
error, puesto que se pueden presentar fallas en rendimiento, omisiones, interrupciones de servicio, defectos, demoras en la transmisión o fallas en los sistemas de conexión. GTD no será responsable por la afectación que pueda generarse en el servicio debido a fallas producidas en la plataforma de la DIAN, tampoco por los retrasos o demoras en la resolución de incidentes que requieran de una respuesta por parte de la entidad. GTD no será responsable por errores u omisiones de información que se carguen a la plataforma por parte del usuario, quien acepta que obrará con el debido cuidado y se hará responsable de las consecuencias y trámites derivados de estas situaciones.
GTD no garantiza en caso alguno: La veracidad, vigencia o autenticidad de los datos que el usuario ingresa a la Solución FPI. El usuario acepta que seguirá la recomendación de cerrar la sesión en la aplicación y cerrar
la ventana de su navegador cuando termine su actividad, más aún si comparte su equipo de cómputo con alguien o utiliza uno en un lugar público que preste servicios de acceso a internet.
9. Suscripción a los Servicios de la Solución FPI
El acceso y uso de los servicios de la Solución FPI en la nube, se formaliza siguiendo las instrucciones que GTD comunicará vía correo electrónico al usuario. Las condiciones comerciales para activar y mantener la suscripción se especifican en el documento Propuesta Factura Electrónica que las partes acuerdan. Finalizado el proceso, el usuario recibirá los datos de conexión a la Solución FPI y la cuenta de usuario con perfil administrador que le permitirá tener acceso al uso y gestión de la Solución FPI (portal web), esto incluye entre otras la creación de cuentas de usuario adicionales. En el caso de suscripciones a la Solución FPI (integración), el usuario recibirá los datos de conexión y la cuenta de usuario con perfil administrador sin la posibilidad de crear cuentas de usuario adicionales ni documentos electrónicos. El usuario administrador acepta y entiende que todos los compromisos, responsabilidades y deberes que se contienen en estos Términos y Condiciones de Uso se extienden totalmente a los nuevos usuarios que el administrador configure dentro de la Solución FPI. El usuario acepta que los servicios básicos de la plataforma incluyen únicamente el almacenamiento de los documentos electrónicos de generación (XML). GTD conservará dichos documentos por un plazo de 5 años, cada uno de acuerdo a su propia vigencia. No
obstante, si el usuario decide cancelar la suscripción, GTD le entregará todos los documentos XML que tuviere almacenados hasta ese momento. La responsabilidad de GTD respecto a la conservación de los archivos XML cesará en el caso de presentarse esta situación.
10. Tratamiento de Datos Personales en la Solución
FPI
Globaltek Development está comprometido en la protección de su privacidad y en utilizar tecnologías que le brindan una experiencia segura. Esta declaración de privacidad se aplica a la Solución FPI y rige la recopilación y el uso de datos personales. Al utilizar la solución, el usuario acepta las prácticas de datos descritas en esta declaración e igualmente autoriza a GTD a tratar los datos personales suministrados por el usuario en el proceso de registro y autenticación, así como aquellos recopilados en los procesos descritos en el Manual de Usuario, conociendo y aceptando los usos específicos de los mismos. La Política de Protección de Datos Personales de la Solución FPI ha sido establecida en observancia de lo establecido en la ley 1581 de 2012. Esto incluye el derecho a ser informado y tomar decisiones respecto del procesamiento de sus datos personales.
10.1. Cambios a esta declaración
GTD ocasionalmente podrá actualizar o modificar esta Declaración de Privacidad para adecuarla a cambios en la legislación, nuevos requerimientos técnicos, así como también para reflejar los comentarios de la empresa o sus clientes. GTD lo invita a que revise periódicamente esta declaración para estar informado de cómo GTD protege su información.
10.2. Recolección de sus datos personales
GTD recopila información de identificación personal como: usuario, contraseña, nombre, número de identificación, dirección de domicilio o trabajo, número de teléfono, dirección de correo electrónico. En todo caso se encuentra sujeta a confidencialidad toda aquella información personal que el usuario ingresa libre y voluntariamente a la Solución FPI. Tenga en cuenta que, si divulga directamente información de identificación personal o datos confidenciales a través de los foros públicos de GTD, esta información puede ser recopilada y utilizada por otros.
10.3. Uso de su información personal
GTD recopila y utiliza su información personal para operar la Solución FPI y brindarle los servicios que ha solicitado. GTD también utiliza su información de identificación personal para informarle sobre otros productos o servicios disponibles de GTD y sus afiliados. GTD también puede contactarlo a través de encuestas para investigar su opinión sobre los servicios actuales o sobre los posibles nuevos servicios que se pueden ofrecer.
GTD no vende, alquila o arrienda sus listas de clientes a terceros. Ocasionalmente, GTD puede contactarlo de parte de socios comerciales externos para obtener información sobre una oferta particular que pueda ser de su interés. En esos casos, su información de identificación personal única (correo electrónico, nombre, dirección, número de teléfono) no se transfiere a terceros. Además, GTD puede compartir datos con socios de confianza para ayudarnos a realizar un análisis estadístico, enviarle un correo electrónico o correo postal, brindar asistencia al cliente u organizar las entregas. Todos los terceros tienen prohibido el uso de su información personal, excepto para proporcionar estos servicios a GTD y están obligados a mantener la confidencialidad de su información GTD divulgará su información personal, sin previo aviso, solo si así lo exige la ley o si cree de buena fe que dicha acción es necesaria para: (a) cumplir con los decretos de la ley o cumplir con el proceso legal servido en GTD o su Solución FPI; (b) proteger y defender los derechos o propiedad de GTD; y, (c) actuar en circunstancias extremas para proteger la seguridad personal de los usuarios de GTD o del público. El usuario autoriza a GTD para utilizar su información almacenada en la Solución FPI de Factura Electrónica para propósitos de análisis del sistema de Factura Electrónica y para preparar los informes que requieran los organismos de control.
10.4. Seguridad de su información personal
GTD conserva la información de identificación personal que usted proporciona a través de los servicios dispuestos en un entorno seguro y controlado, protegido del acceso, uso o divulgación no autorizados. GTD ha tomado las medidas técnicas y procedimentales necesarias para brindar seguridad e integridad de los datos personales, así como para evitar su alteración, pérdida accidental, tratamiento o acceso no autorizado. Dichas medidas serán proporcionales a los riesgos involucrados en el procesamiento de los datos personales. No obstante, en la actualidad ningún sistema es completamente seguro o libre de ataques. El usuario podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar sus Datos Personales, hacer consultas y reclamos, y demás derechos indicados en el artículo 8° de la ley 1581 de 2012 y las demás normas que lo complementen o sustituyan, a través de estos medios:
• Dirección oficinas: Calle 23B Bis # 81 a 44 Bogotá, D.C.
• Correo electrónico: contacto@fpicolombia.co
• Teléfono: 7460281
11. Mecanismo de aceptación de los Términos y
Condiciones de Uso y el Tratamiento de Datos
Personales
De acuerdo con la Ley 527 de 1999 (Ley de Comercio Electrónico de Colombia) al usted responder el mensaje de correo electrónico con instrucciones para formalizar la suscripción con la información solicitada, está confirmando haber leído, entendido y aceptado los términos y condiciones que se expresan en este documento. El hecho de que este documento esté elaborado en forma de mensaje de datos no le quita ninguna validez y no se negarán efectos jurídicos.
12. Soporte
GTD ofrece de forma general el soporte a la Solución FPI, donde se incluye, soporte técnico telefónico, chat FPI o a través de los medios oficiales. El Equipo de soporte prestara el servicio en los horarios de atención de lunes a viernes de 8 a 5 pm. Si se requiere un servicio en horario extraordinario debido a un incidente bloqueante o crítico, deberá avisarse por lo menos con 3 horas de antelación para poder contar con el personal necesario para atender esta solicitud. De acuerdo con la Política de firma establecida por la Dian mediante Resolución No. 000042 2020” todo documento electrónico enviado a la DIAN para validación deberá ser firmado con un certificado digital, expedido por una entidad de certificación digital, GTD prestara el servicio mas no se hace responsable de la información consignada en dichas facturas. GTD no es responsable de verificar que los adquirientes a ser notificados reciben los documentos electrónicos, el usuario es el único responsable de registrar las direcciones de correo electrónico correcto y verificado, de manera operativa deberá asegurarse que los adquirientes recibieron y respondieron el “Aceptado” o “Rechazado” de cada documento electrónico. La Solución FPI cuenta con una opción para reenviar documentos electrónicos, la cual debe usarse siempre que un usuario, luego de verificar operativamente, encuentre que algún adquiriente no recibió la notificación.
