¿Qué es la Nómina Electrónica?

La nómina electrónica es un comprobante que se envía a la DIAN y le da a las empresas la posibilidad de tomar los pagos a sus empleados como un soporte de costos y estos puedan ser aceptados como descuentos tributarios a la hora de declarar renta o IVA a través de un archivo XML.

¿Qué es un software de nómina electrónica?

Es un Software en la nube que te permitirá dejar atrás los cálculos complejos y al mismo tiempo cumplir con la reglamentación estipulada por la DIAN. Incrementa tu productividad usando esta herramienta intuitiva y fácil de usar.

Características del software de nómina

• Brinda estabilidad y seguridad en las finanzas y en la legalidad de tu empresa
• 100% en la nube, disponibilidad en cualquier lugar y horario
• Convierte las tareas de nómina complejas en sencillas
• Minimiza los errores
• Protege tu información
• Constantes actualizaciones legales
• Revisa tu información en el lugar que desees
• Sistema intuitivo
• Servicio y atención al cliente durante y después del proceso de implementación del software con un soporte vía chat, correo electrónico o WhatsApp.

¿Por qué es importante un software de nómina?

Un software de nómina permite que tus procesos sean más simples, además de obtener reportes útiles y fáciles de comprender, los cuales te ayudarán a tener un control sobre tu empresa y al mismo tiempo hacer una planeación más acertada enfocada en resultados y objetivos.

Tipos de software de nómina en Colombia

Un software de nómina te permite reducir las cargas excesivas de trabajo y así mismo es posible disminuir los errores que se pueden presentar con las actualizaciones legislativas.

Cualquier tipo de software de nómina debe ser fácil de usar. Teniendo en cuenta las particularidades de tu empresa así mismo debes elegir las características y capacidades de los diferentes Software de Nómina Electrónica que hay en el mercado. Al escoger debes tener en cuenta, el proceso de mantenimiento y actualización, los respaldos, las alianzas, las formas de pago y los informes.

¿Continuar usando los reportes de nómina en excel?

Los reportes de Excel han sido una herramienta útil en el mercado empresarial y han ido incorporando nuevas funciones, las cuales han permitido realizar cada vez procesos más complejos, sin embargo al mismo tiempo se ha hecho más necesario el conocimiento técnico del mismo.

Es por esto que desde Globaltek hemos creado una planilla intuitiva y fácil de usar, la cual te permitirá continuar usando el Excel tradicional pero en está ocasión de una manera simple y rápida. Al llenar los campos disponibles automáticamente se generará un archivo que podrás subir en tu plataforma de FPI, la cual te ayudará con la presentación de la nómina electrónica ante la DIAN.

Hacemos tu vida más fácil, pagando el precio justo.

¿Qué es el Documento soporte de pago de Nómina electrónica?

Es el documento soporte que da a conocer a los empleados el concepto devengado por su trabajo. Además, es la mejor forma de obtener descuentos tributarios con el pago de nómina, mensual o quincenal que realizas

¿Qué empresas deben emitir Nómina electrónica?

• Toda aquel empresario o persona natural que genere empleo estará en la obligación de transmitirle a la DIAN ese documento soporte de pago de nómina electrónica, siempre y cuando esos costos o deducciones los vaya a restar del impuesto sobre la renta.
• Todas las empresas y negocios, sin importar la cantidad de empleados que tengan, deben implementar nómina electrónica en momentos diferentes y atendiendo a los plazos establecidos según el proyecto de resolución de nómina electrónica que estipula la DIAN.
• Quiénes requieran soportar costos y gastos en renta o IVA que no sean facturadores electrónicos, pero tengan empleados y deban soportar costos y gastos imputables al descuento tributario.
• Empleadores encargados del pago a los pensionados.

¿Qué requisitos deben cumplir los obligados a emitir nómina electrónica?

Algunos de los requisitos para que puedas expedir nómina electrónica en tu empresa son:

• Llevar un sistema de numeración consecutiva definido por el obligado a reportar
• Identificación, nombres o razón social del empleador.
• Identificación y nombres del beneficiario del pago (empleado)
• Período liquidado
• Moneda del país
• Código CUNE: Código único de documento soporte de pago de Nómina electrónica
• Documento soporte de pago de nómina electrónica
• Notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina
• Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.
• Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina.
• Medios de pago
• Fecha y hora de generación
• Firma digital del obligado (Empleador).
• Apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria – NIT, del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor de soluciones tecnológicas si lo tuviere.

¿Qué beneficios obtengo al implementar la nómina electrónica?

• Reportes completos y en tiempo real.
• Resguardar los históricos de pagos en la nube.
• Poder usar los costos y deducciones relacionados con nómina validados por la DIAN en la declaración de renta
• Mantener actualizada la información de costos, deducciones e impuestos descontables reportados a la DIAN.
• Información de calidad en tiempo real para una toma objetiva de decisiones
• Modificaciones al documento soporte de nómina electrónica: Una vez se emita el documento soporte de pago puedes realizar ajustes en caso de errores o inestabilidad en el sistema.
• Desmaterializar comprobantes fiscales para facilitar la consulta y trazabilidad.
• Acceder a mejores servicios electrónicos: devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas.
• Eliminar trámites administrativos, como certificar los desprendibles de nómina de sus empleados a terceros interesados; ellos podrán verificarlos directamente en la DIAN.

¿Con qué frecuencia debes enviar el documento soporte de nómina electrónica?

Cada mes. Si tu empresa paga cada quince días, tendrás que sumar estos dos sueldos y luego enviar el documento soporte de nómina electrónica a la DIAN cada mes. En caso de que pagues el salario mensualmente, también tendrás que hacerlo con la misma periodicidad.

Sin embargo, de acuerdo al proyecto resolución de la DIAN: El soporte de pago de nómina electrónica se deberá presentar los primeros 10 días del mes siguiente al que realicé el pago. Es decir, tendrás esos días para enviar el comprobante de esos conceptos que pagaste a los empleados durante ese mes, a través de un formato XML.

¿Se debe tramitar una resolución de numeración de Nómina Electrónica ante la DIAN?

No. Según la resolución 13 del 11 de febrero de 2021, la asignación del prefijo y consecutivo del documento soporte de pago de nómina electrónica lo debe suministrar tu empresa “Artículo 5, numeral 5: Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva”

¿Cuál es la relación entre nómina y facturación electrónica?

Todos aquellos empresarios que no estén obligados a facturar electrónicamente pero sean generadores de empleo bajo relación laboral y contrato deben generar nómina electrónica a sus colaboradores; por otra parte, aquellos que por ley deben facturar electrónicamente y en sus negocios y/0 empresas cumplen con relaciones laborales regidas bajo contrato deben también expedirla.

¿Si ya tengo certificado digital para facturación electrónica, me sirve para nómina electrónica?

Claro que sí, si ya tienes Factura electrónica con nosotros, podrás utilizarlo para la transmisión del documento soporte de pago de Nómina Electrónica. Con FPI puedes acceder a los beneficios que tenemos en Facturación y nómina electrónica en un solo lugar.

¿Qué se debe tener en cuenta al implementar la nómina electrónica?

Al implementar la nómina electrónica debes tener cuenta dos aspectos:

• Desarrollo Propio: Se puede implementar la nómina electrónica mediante un desarrollo propio, cumpliendo con todos los requisitos exigidos por la DIAN.
• Proveedor Tecnológico: FPI te permite implementar la nómina electrónica como proveedor tecnológico autorizado por la DIAN. Te hacemos la vida más fácil pagando el precio justo.

¿Cómo implementar nómina electrónica en tu empresa?

La manera más fácil para implementar nómina electrónica en tu empresa es a través de un proveedor tecnológico autorizado, además de un programa intuitivo que te facilite el proceso de habilitación, generación/transmisión y validación ante la DIAN.